Tafsir Keliru Wilayah Kerja Notaris dan PPAT
Apa yang Diatur UU Jabatan Notaris 2014 soal Wilayah Kerja
Sejak UU Nomor 2 Tahun 2014 mengubah UU Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, istilah "daerah kerja" diganti menjadi "wilayah jabatan". Perubahannya bukan sekadar nama. Pasal 1 angka 7 menegaskan bahwa notaris adalah pejabat umum yang berwenang membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lain sebagaimana diatur dalam undang-undang, sepanjang tidak dikecualikan. Kewenangan itu melekat pada wilayah jabatan, bukan pada tempat tinggal pribadi notaris.
Dalam praktik, wilayah jabatan notaris adalah wilayah kabupaten atau kota tempat kedudukannya. Notaris yang berkedudukan di Kendal hanya berwenang menjalankan jabatan di wilayah Kabupaten Kendal. Ia boleh punya rumah di Semarang, membuka kantor cabang secara administratif, atau menerima tamu dari luar kota, tetapi akta yang dibuatnya harus berada dalam batas wilayah jabatannya. Aturan yang sama berlaku untuk PPAT, yang wilayah kerjanya umumnya mengikuti wilayah kerja kantor pertanahan setempat.
Kekeliruan paling sering muncul ketika klien mengira notaris bisa "ikut" ke mana saja. Seorang notaris yang diundang ke Jakarta untuk menandatangani akta jual beli tanah di Bogor tidak otomatis berwenang, meski para pihak setuju dan membayar biaya perjalanan. Yang menentukan bukan persetujuan para pihak, melainkan letak objek dan domisili notaris.
Batas Wilayah untuk Akta Tanah dan PPAT
PPAT memiliki aturan yang lebih teknis. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2016 tentang Perubahan atas PP 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah mengatur bahwa PPAT berwenang membuat akta pemindahan hak atas tanah yang terletak di wilayah kerjanya. Jika tanah berada di Wonosobo, akta jual belinya dibuat oleh PPAT yang wilayah kerjanya mencakup Wonosobo, bukan PPAT dari kota lain yang kebetulan dikenal keluarga penjual.
Ini sering menimbulkan salah paham dalam transaksi antar-daerah. Pembeli dari Surabaya, penjual dari Jember, dan tanah di Bondowoso akan berurusan dengan PPAT di Bondowoso. Notaris dari kota lain boleh membantu penyusunan draf, melakukan pengecekan sertifikat, atau mendampingi klien, tetapi tanda tangan akta tetap dilakukan pejabat yang berwenang di wilayah objek.
Bagaimana kalau akta dibuat di luar wilayah?
Akta yang dibuat di luar wilayah jabatan berisiko kehilangan kekuatan autentiknya. Dalam sengketa, pihak yang dirugikan bisa mempersoalkan keabsahan akta, dan pengadilan dapat menilai akta tersebut hanya sebagai akta di bawah tangan. Untuk akta tanah, kantor pertanahan biasanya menolak pendaftaran peralihan hak jika PPAT-nya tidak berwenang. Kerugiannya bukan hanya biaya, tetapi juga waktu karena harus mengulang seluruh proses.
Ada pengecualian yang perlu dipahami dengan hati-hati. Notaris dapat membuat akta di luar wilayah jabatannya dalam keadaan tertentu, misalnya karena objek akta memang berada di wilayah lain dan undang-undang memberi kewenangan khusus, atau saat menjalankan tugas yang ditetapkan oleh pejabat berwenang. Namun pengecualian ini sempit dan tidak bisa dipakai sebagai alasan umum. Notaris yang ragu sebaiknya menolak permintaan di luar wilayah daripada mempertaruhkan integritas akta.
Hal Praktis yang Sering Ditanyakan Klien
Pertanyaan pertama biasanya soal biaya. Karena wilayah jabatan mengikat, honorarium notaris untuk akta di luar kota tidak menghapus persyaratan wilayah. Klien yang memaksa notaris favoritnya datang ke luar kota tetap harus menyiapkan pejabat berwenang di lokasi objek. Biaya perjalanan yang dikeluarkan tidak menjadikan akta sah.
Pertanyaan kedua soal dokumen kantor. Perlengkapan kantor notaris seperti papan nama, stempel, dan kop surat wajib mencantumkan nama lengkap, gelar, serta wilayah jabatan. Kop yang mencantumkan alamat kantor di luar wilayah jabatan bisa dianggap menyesatkan. Ini juga berlaku untuk desain dan penulisan font pada papan nama, yang diatur dalam peraturan organisasi dan harus terbaca jelas.
Pertanyaan ketiga soal PPAT dan notaris yang merangkap. Di banyak daerah, seorang notaris juga diangkat sebagai PPAT. Wilayah jabatan keduanya bisa berbeda. PPAT yang merangkap notaris di Kendal, misalnya, harus memastikan akta tanah yang dibuatnya berada dalam wilayah kerja PPAT, bukan hanya wilayah jabatan notarisnya. Mencampur keduanya adalah kesalahan administratif yang sering luput dari pemeriksaan internal.
Memeriksa Wilayah Sebelum Menandatangani
Langkah paling aman adalah memeriksa sendiri sebelum akta disiapkan. Minta salinan surat keputusan pengangkatan notaris atau PPAT, lalu cocokkan wilayah jabatannya dengan lokasi objek dan domisili para pihak. Untuk akta tanah, cocokkan juga dengan wilayah kerja kantor pertanahan yang akan mendaftarkan peralihan hak.
Jika transaksi melibatkan beberapa daerah, susun pembagian tugas sejak awal. Notaris di kota asal klien dapat menyiapkan perjanjian pendahuluan, kuasa, atau surat kuasa menjual, sementara akta jual beli dibuat PPAT di lokasi tanah. Pola ini lazim dan tidak melanggar aturan, asalkan masing-masing pejabat bertindak dalam batas wilayahnya.
Yang perlu dihindari adalah mengandalkan kebiasaan lama. Ada klien yang sudah bertahun-tahun memakai jasa notaris tertentu lalu menganggap wilayah jabatannya otomatis mengikuti perkembangan usaha. Padahal wilayah jabatan tidak berpindah karena klien pindah alamat. Notaris yang pindah domisili pun harus mengurus perubahan sesuai ketentuan, bukan sekadar memindahkan papan nama.
Pada akhirnya, wilayah kerja bukan formalitas administratif. Ia adalah fondasi kewenangan pejabat umum. Akta yang dibuat di luar batas wilayah kehilangan sebagian kekuatannya, dan biaya memperbaikinya jauh lebih besar daripada biaya memastikan wilayahnya sejak awal.
